L’importance du lieu dans l’organisation d’un team building

Premièrement, qu’est-ce qu’un team building ou un séminaire d’entreprise ? C’est un évènement ayant pour but de stimuler la cohésion et le travail d’équipe au sein d’une entreprise. Une activité ou une réunion, voir même les deux, permettant à l’ensemble ou une partie des collaborateurs d’améliorer leur bien être au travail à travers un moment de détente et de vivre ensemble proposé par leur entreprise. Pour plus d’approfondissement par rapport à cette question, nous vous invitons à lire également notre article Comment organiser un team building ? Ainsi que Quel est le prix d’un team building en Île de France ?

Afin de créer cette ambiance de bien être, le choix du lieu est crucial et devra être mis en lien avec l’ensemble des activités que vous allez intégrer à votre séminaire. En effet, est-ce que vous souhaitez que vos collaborateurs dorment sur place ? Est-ce que la localisation du lieu ne représente pas trop de trajet ? Est-il accessible aux personnes en situation de handicap ? Le lieu convient-il à votre budget ?

Autant de questions qui doivent être étudiées avant la réservation, qui peut parfois être onéreuse, de tous lieu. Nous allons ensemble étudier les différents facteurs qui pourront vous aiguiller dans votre choix du lieu parfait pour votre team building.

Quels sont les facteurs à prendre en compte dans le choix d’un lieu de team building ?

Le premier facteur à prendre en compte est la localisation que vous souhaitez. Un camping au bord de la plage ? Un chalet dans les montagnes ? Une villa à l’étranger ? Ou tout simplement une salle de réunion sympathique proche de vos bureaux ? Toutes ses options sont possibles mais font varier le temps de trajet et la logistique pour rejoindre le lieu de votre team building. Prenez en compte que plus le lieu du séminaire est éloigné du domicile de vos collaborateurs plus la logistique pour les y emmener s’avèrera longue et onéreuse. Si l’on prend l’exemple de la région Île de France, de nombreuses entreprises souhaitent faire leur Team building en dehors de Paris afin d’avoir une ambiance plus « verte » mais ne veulent pas non plus imposer des heures de trains à leurs collaborateurs. Il y a donc des entreprises qui se sont spécialisées dans l’accueil de ce type d’évènements autour de Paris comme Kaskad, qui possède plusieurs maisons de campagne avec la promesse d’un décor vert et chaleureux à moins d’1h30 de Paris en voiture. Pensez donc bien à la localisation de votre lieu avant même d’étudier les questions subsidiaires.

On y est, vous avez trouvé LA région dans laquelle vous souhaitez effectuer votre séminaire. Maintenant se posent la question majeure : Quelle part de mon budget dois-je accorder au lieu ? Sachant que vous devez également faire entrer les activités et la nourriture dans ce budget. De nos expériences, les entreprises accordent, en général, entre un tier et la moitié de leur budget à la réservation du lieu du team building. Lors de votre réservation il est très important de prendre en compte l’accessibilité du lieu, en particulier pour les personnes en situation de handicap, le cadre qui sera en grande partie responsable de l’ambiance de votre séjour, ainsi que les équipements nécessaires à vos réunions (vidéoprojecteurs, tables, connexion internet) ainsi qu’à l’aspect récréatif (piscine, terrain de sport, …).

L’influence du lieu sur la dynamique de groupe

Votre lieu sera la pierre angulaire de l’ambiance que vous souhaitez donner à votre team building. Pour exemple, une villa au bord de la plage avec piscine donnera un aspect très fun et festif à votre séminaire tandis qu’une maison de campagne ou un chalet donnera une ambiance beaucoup plus détente et reposante. Une fois trouvé un lieu s’accordant avec la dynamique que vous souhaitez vous devez y ajouter les activités. Toutes les activités ne s’accordent pas avec tous les lieux et tous les prestataires ne se déplacent pas partout il est donc très important d’effectuer un accord judicieux entre activités, lieu et temps sur place. Afin d’accorder cela, je ne peux que vous conseiller de passer par des agences d’évènementiel comme Spotlag, Innov’event, Funbooker, Kaskad ou encore Naboo. Leurs conseillers sauront accorder vos souhaits avec votre budget et ceci de l’élaboration jusqu’à la réalisation de votre team building.

Nos conseils pour sélectionner votre lieu de séminaire

La visite, c’est le premier mot d’ordre pour la sélection de votre lieu de séminaire. Si vous pouvez le faire, visiter votre lieu. Si ce n’est pas possible, demandez des photos en plus de celles disponibles sur votre navigateur. Il n’y a que comme ça que vous pourrez être sûr que le lieu vous convient.

Gardez en tête vos objectifs, vos objectifs doivent servir au choix de votre lieu de séminaire et non l’inverse. Gardez-les toujours en tête afin que votre séminaire adopte la dynamique que vous souhaitez et que les activités que vous avez prévues s’accordent avec cette dynamique.

La capacité, cela peut paraître évident mais croyez-moi, sur un grand nombre de team building il y a un problème de capacité du lieu d’accueil. C’est pour cela, prévoyez toujours un peu plus grand que nécessaire, en particulier si vos collaborateurs dorment sur place, aucuns d’entre n’a envie de dormir sur le canapé du salon car il y a une erreur dans les comptes.

S’y prendre en avance, les lieux de séminaire sont particulièrement recherchés dans certaines régions et certaines périodes comme l’été et les fêtes. Prévoyez votre séminaire et la réservation de votre lieu des mois voire un an en avance pour être sur de réserver la place idéale.

En conclusion, comment trouve-t-on le lieu idéal pour un team building ?

Tout d’abord en étudiant son budget, rien ne sert d’y mettre la totalité, le tier ou la moitié suffisent à donner un équilibre entre lieu, nourriture et activités. Puis, en étudiant la localisation qui permettrait d’instaurer la dynamique nécessaire à l’accomplissement des objectifs préalablement définis. Pour vous aider dans cette recherche, vous pouvez faire appel à des agences d’évènementiel spécialisées comme celles citées plus haut (Spotlag, Naboo, Kaskad, Innov’event, nous). Lors de cette étude, pensez bien à l’accessibilité du lieu, à sa capacité et à la logistique pour amener et ramener vos collaborateurs. Puis réserver vos activités qui s’accorderont parfaitement avec ce lieu. De manière générale, nous vous conseillons des activités de 2 heures voir 3 heures maximum, les activités plus longues peuvent lasser vos collaborateurs, ce qui n’est pas l’effet escompté.

Enfin, ne négligez surtout pas le temps nécessaire avant d’avoir une réservation. Il serait dommage que le lieu parfait ne soit pas disponible à la date voulue.

Si vous souhaitez plus d’informations concernant l’organisation de votre évènement n’hésitez pas à lire le reste de nos articles ici ou bien en nous contactant sur notre site La Kolo ou par mail à l’adresse contact@lakolo.fr